Was du damit machen kannst
Mit einer Sammeländerung ändert dein KI-Assistent mehrere bestehende Artikel, Kunden und Lieferanten oder Aufgaben mit einer Vorschau und einer Freigabe, höchstens 25 Datensätze einer Art je Freigabe; mehr läuft in getrennten Freigaben. Bei Artikeln gibt es das schon länger, die Feldlisten unten betreffen Kunden, Lieferanten und Aufgaben. Es gilt die Grundregel Vorschau prüfen, Änderung freigeben. Gedacht ist das für überschaubare Alltagsänderungen an Bestehendem; für Importe und große Mengen bleibt der Import in weclapp der richtige Weg.
So gehst du vor
- Sag im Auftrag gleich, dass es mehrere Datensätze sind, und nenne sie, per Nummer oder als Liste im Chat.
- Prüfe die Vorschau Zeile für Zeile. Sie zeigt je Datensatz, was vorher und was nachher drinsteht. Beim Zuständigen steht neben der Kennung in der Regel der Name, bei Branche, Kategorie und Lead-Quelle nur, wenn dein Zugang diese Listen lesen darf. Fehlt ein Name, lass ihn dir nennen und prüfe ihn. Lange Textwerte erscheinen gekürzt, Telefonnummern vereinheitlicht.
- Gib die Liste frei. Die Freigabe gilt für genau diese Liste mit genau diesen Änderungen; jede andere Änderung braucht eine neue Vorschau.
- Lass dir das Ergebnis je Datensatz nennen und kontrolliere Wichtiges in weclapp.
Beispielaufträge:
- „Setze bei den Kunden 10234, 10240 und 10251 Jana als Zuständige. Zeig mir zuerst die Vorschau.“
- „Hier sind die neuen Telefonnummern für drei Kunden. Trag sie bitte ein und zeig mir vorher, was sich ändert.“ Die Liste steht darunter im Chat.
- „Verschiebe die Fälligkeit bei diesen vier Aufgaben auf den 30. November.“
Was gesammelt geht
- Kunden und Lieferanten: der Zuständige, Telefon, Mobil und Fax sowie Branche, Kundenkategorie und Lead-Quelle.
- Aufgaben: Termine (Beginn und Fälligkeit), Priorität, Status, geplanter Aufwand sowie die Schalter für Überbuchung und Zeitbuchung.
- Weiter einzeln änderst du bei Kunden und Lieferanten zum Beispiel Zahlungsbedingungen, Vertriebsweg, Belegsprache, E-Mail-Adressen, Namen, Adressen, Steuerfelder und Zusatzfelder. Bei Aufgaben sind es Betreff, Beschreibung, Sichtbarkeit, Verknüpfungen, Zusatzfelder und die Zuständigen.
- Nur Bestehendes: Die Sammeländerung legt nichts an, löscht nichts und leert kein Feld; ein leerer Wert hält die Liste an. Neue Aufgaben legt der Assistent weiter einzeln an, jede mit eigener Freigabe.
Wenn etwas nicht passt
- Vor der Freigabe: Passt bei einem Datensatz etwas nicht, etwa ein Feld, das nicht gesammelt geht, oder ein leeres Pflicht-Zusatzfeld in weclapp, entsteht keine Freigabe für die Liste. Nimm den Datensatz heraus oder lass das Problem beheben und dir danach eine neue Vorschau zeigen.
- Vor dem ersten Schreiben: Jeder Datensatz wird noch einmal geprüft. Hat sich einer seit der Vorschau geändert oder fehlt er, wird nichts geschrieben. Die betroffenen Datensätze werden genannt; für einen neuen Versuch brauchst du eine neue Vorschau.
- Beim Schreiben gibt es kein Zurückrollen. Die Datensätze werden nacheinander geschrieben. Scheitert einer, zum Beispiel weil ihn jemand gerade in weclapp geändert hat, bleiben die schon geschriebenen geändert; dieser und die folgenden werden nicht geschrieben. Das Ergebnis nennt jeden Datensatz einzeln: geschrieben, nicht geschrieben oder unklar. Bei „unklar“ nicht einfach wiederholen, sondern zuerst in weclapp prüfen. Für die nicht geschriebenen Datensätze brauchst du eine neue Vorschau.
- Alte Werte: Die bisherigen Werte hält nur die Vorschau in deinem Chat fest. Daraus lässt sich eine neue Sammeländerung vorbereiten, wieder mit Vorschau und Freigabe. Ein Feld, das vorher leer war, lässt sich so nicht zurücksetzen, denn die Sammeländerung leert kein Feld; das geht nur einzeln.
Gut zu wissen
- Mindestzahl und Obergrenze: Bei Kunden, Lieferanten und Aufgaben sind es mindestens zwei Datensätze; einen einzelnen ändert der Assistent auf dem normalen Weg. Je nach deinem Zugang kann die Obergrenze unter 25 liegen; ist deine Liste länger, nennt die Vorschau die Grenze und es entsteht keine Freigabe. Teile die Liste dann auf. Im Schreibkontingent zählt jeder Datensatz einzeln, dazu eine Einheit für die Sammeländerung selbst; reicht es schon vor dem Start nicht, wird nichts geschrieben. Geht es mitten in der Liste aus, endet sie dort wie bei jedem anderen Fehler beim Schreiben.
- Aufgaben ändern, nicht kopieren. Nennt der Assistent die Kennung einer Aufgabe, ändert er die bestehende. Wer Aufgaben bisher durch Lesen und erneutes Senden „kopiert“ hat, ändert damit künftig die Originale.
- Benachrichtigungen aus weclapp. Je nach den Regeln in deinem weclapp-System kann jede Änderung eine eigene Benachrichtigung auslösen.
- Deine Rechte gelten weiter. Wer Datensätze einzeln ändern darf, darf sie auch gesammelt ändern, und die weclapp-Berechtigung muss vorhanden sein; mehr erlaubt die Freigabe nicht (Team und Rechte).
- Datenschutz. Die Vorschau zeigt dem KI-Modell die bisherigen Werte der betroffenen Datensätze und beim Zuständigen den Vor- und Nachnamen der Person. Sie gelangen damit in deinen KI-Client und zu dessen Anbieter, wie bei jeder Leseabfrage.