Rechnungen erstellen, prüfen und abschließen

So läuft es ab

Eine Rechnung entsteht in drei getrennten Schritten, jeder mit eigener Vorschau und Freigabe:

1. Entwurf anlegen – aus einem Angebot, einem Auftrag oder mehreren Aufträgen eines Kunden.
2. Entwurf prüfen – du kontrollierst ihn in weclapp.
3. Abschließen oder buchen – erst nach deiner Prüfung.

Dein Assistent schließt eine Rechnung nie im selben Schritt ab, in dem er sie anlegt. Nach dem Anlegen hält er an und bittet dich, den Entwurf zu prüfen.

Entwurf anlegen

1. Prüfe mit einer Identitätsabfrage, ob du im richtigen System arbeitest.
2. Bitte um den Entwurf, zum Beispiel: „Erstelle aus Auftrag 1234 eine Rechnung als Entwurf. Zeig mir zuerst die Vorschau.“
3. Prüfe die Vorschau und gib sie frei.

Der Entwurf trägt eine vorläufige Nummer, hat noch kein Dokument und keinen offenen Posten, und eure Rechnungsmails in weclapp sind noch nicht ausgelöst.

Sammelrechnung: Mehrere Aufträge desselben Kunden fasst der Assistent in einem Entwurf zusammen, zum Beispiel: „Erstelle eine Sammelrechnung über die Aufträge 1234, 1235 und 1236.“ Er prüft vorher jeden Auftrag. Passt einer nicht – etwa ein anderer Kunde, eine andere Währung, ein Vorkasse-Auftrag, ein noch nicht bestätigter oder ein bereits vollständig berechneter Auftrag –, nennt er genau diesen Auftrag und den Grund.

Entwurf prüfen und korrigieren

Prüfe den Entwurf direkt in weclapp. Ein PDF entsteht erst beim Abschließen; für einen Entwurf gibt es noch keins.

Solange die Rechnung ein Entwurf ist, kann der Assistent Positionen ändern. Positionen, die aus einem Auftrag stammen, können entfernt, aber nicht bearbeitet werden. Die entfernte Menge ist danach am Auftrag wieder offen und kommt mit der nächsten Rechnung.

Abschließen oder buchen

1. Bitte nach deiner Prüfung zum Beispiel: „Ich habe den Entwurf geprüft. Schließe die Rechnung für Auftrag 1234 ab.“
2. Prüfe die Vorschau. Sie nennt die Folgen und die Rechnungsmails, die eure Regeln in weclapp dabei auslösen würden. Der Assistent schließt dann nur ab, wenn du diesen Mails ausdrücklich zustimmst.
3. Gib frei und lass dir die endgültige Rechnungsnummer nennen.

Es gibt zwei Zielstufen:

• Abschließen: Die Rechnung bekommt ihre endgültige Nummer und ihr Dokument. Ein offener Posten entsteht noch nicht.
• Buchen: Zusätzlich entsteht ein offener Posten über den Bruttobetrag. Das geht direkt aus dem Entwurf oder später aus einer abgeschlossenen Rechnung.

Nach dem Abschließen kann der Assistent das Rechnungs-PDF erstellen.

Gut zu wissen

• Derzeit lassen sich Standardrechnungen abschließen und buchen. Gutschriften, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen lehnt der Assistent ab; schließe sie in weclapp ab.
• Eine abgeschlossene oder gebuchte Rechnung lässt sich in weclapp nicht löschen, nur stornieren. Ein Storno ist ein eigener Schritt mit Vorschau und Freigabe.
• Rechnungen legt der Assistent einzeln an, nicht mehrere in einem Aufruf.
• Welche Schritte du ausführen darfst, hängt von Tarif und Rolle ab. Die Vorlage Vertrieb erstellt Rechnungen aus Angeboten und Aufträgen; die Vorlage Buchhaltung schließt ab, bucht und storniert. Mehr unter Team und Rechte.

Die Grundregeln der Freigabe stehen unter Vorschau prüfen, Änderung freigeben.