Was du damit machen kannst
Sind die Leistungen eines Auftrags erbracht, setzt dein KI-Assistent das Kennzeichen Leistungen erledigt am Auftrag. weclapp schließt dabei die Leistungsaufgaben des Auftrags ab. Du musst die Aufgaben also nicht einzeln in weclapp abhaken.
So läuft es ab
- Prüfe mit einer Identitätsabfrage, dass du im richtigen System arbeitest.
- Nenne den Auftrag, zum Beispiel: „Die Leistungen für Auftrag 1234 sind erbracht. Markiere sie als erledigt und zeig mir zuerst die Vorschau.“
- Prüfe die Vorschau. Sie zeigt den Auftrag und mögliche Hinderungsgründe.
- Gib die Änderung frei.
- Der Assistent liest den Auftrag danach erneut und bestätigt, dass das Kennzeichen gesetzt ist und Status, Rechnungs- und Versandstand unverändert sind.
Wann der Assistent ablehnt
- Nur bestätigte Aufträge: Entwürfe und abgeschlossene Aufträge lehnt der Assistent ab. Einen abgeschlossenen Auftrag kannst du so nicht nachträglich markieren.
- Nur in eine Richtung: Ist das Kennzeichen schon gesetzt, lehnt der Assistent ab. Zurücksetzen würde die abgeschlossenen Aufgaben in weclapp nicht wieder öffnen.
- Aufgaben mit Ticket: Ist eine Leistungsaufgabe des Auftrags mit einem Ticket verknüpft oder lässt sich die Aufgabenliste nicht lesen, stoppt der Assistent.
- Belegmail-Regel „Auftrag abgeschlossen“: Ist in weclapp eine solche Regel aktiv, stoppt der Assistent. Ein bereits fakturierter und versendeter Auftrag kann mit dem Kennzeichen abgeschlossen werden und würde dann eine Mail auslösen.
- Große Aufträge: Aufträge mit mehr als 50 Positionen bearbeitest du in weclapp.
Bei einem unklaren Ergebnis
Weicht der Auftrag nach der Ausführung vom erwarteten Stand ab, meldet der Assistent die Änderung als möglicherweise ausgeführt. Prüfe den Auftrag dann in weclapp und gib keine neue Freigabe zum Wiederholen.
Gut zu wissen
- Die Aktion läuft über den Aktionskatalog des Auftrags. Sie steht Rollen zur Verfügung, die Aufträge bearbeiten dürfen, zum Beispiel der Vorlage Vertrieb und der Systemrolle Bearbeiter. Siehe Team einladen und Rechte verstehen.
- In weclapp brauchst du zusätzlich das Recht, Aufträge und Aufgaben zu bearbeiten.
- Geprüft ist der Ablauf bisher an Aufträgen mit einzelnen Leistungspositionen. Prüfe bei deinen ersten Aufträgen das Ergebnis in weclapp.
Die Grundregeln zur Freigabe stehen unter Vorschau prüfen, Änderung freigeben.